Une confusion déjà présente
Si trois documents portent presque le même nom et donnent des informations différentes, l’assistant reçoit un problème que l’équipe n’a pas encore réglé. Notre analyse est qu’une partie du travail préparatoire concerne l’organisation documentaire. Une consigne ne peut pas établir à elle seule quelle version fait autorité lorsque personne ne l’a désignée.
Une règle visible
Une équipe fictive pourrait choisir un dossier de référence, indiquer un responsable par document et déplacer les anciennes versions dans une archive clairement nommée. L’assistant serait ensuite limité aux documents retenus pour la tâche. Cette méthode ne garantit pas toutes ses réponses; elle rend au moins les informations de départ plus compréhensibles.
Améliorer le système commun
Le bénéfice ne concerne pas seulement l’IA. Les nouvelles personnes dans l’équipe trouvent aussi plus facilement les bonnes informations. Avant de chercher une consigne très élaborée, nous proposons donc d’examiner les noms, les dates et les droits d’accès. Une petite amélioration de classement peut enlever une ambiguïté que tout le monde subissait déjà.
