Choisir les mots utiles
Demandez à votre équipe quels termes reviennent souvent et prêtent à confusion. Pour un exercice fictif, retenez brouillon, validation, échéance et archive. Écrivez ce que chacun signifie dans votre contexte. Le glossaire doit décrire votre manière de travailler, pas prétendre fournir une définition universelle de chaque mot.
Demander une reformulation
Proposez à l’assistant : « Reformule chaque définition en une phrase simple. Ajoute un exemple fictif et une confusion à éviter. Ne change pas notre règle interne. Signale les définitions qui se contredisent. » Une définition de validation pourrait notamment préciser qui approuve et ce qui devient utilisable après cette approbation.
Faire valider par des lecteurs
Donnez le brouillon à une personne qui connaît moins le sujet. Demandez-lui d’expliquer les termes avec ses propres mots. Les hésitations indiquent où retravailler le texte. Conservez une date de révision et un responsable du glossaire. Cette petite ressource sera utile autant aux nouveaux collègues qu’à la préparation de consignes plus claires pour un assistant.
